Fiches fiscales – Nouvelle obligation pour les remboursements de frais

La loi du 27 juin 2021 (MB du 30 juin 2021) contient diverses mesures fiscales. Si la plupart d’entre elles sont de nature purement légistique et/ou visent une simple mise en conformité de la législation fiscale, il en est une qui fait exception et viendra considérablement alourdir les obligations administratives des entreprises.


Jean Baeten, COMPETENCE CENTRE TAXATION & INVESTMENT
06 July 2021

À partir du 1er janvier 2022, les entreprises devront en effet reprendre sur les fiches fiscales 281.10 et 281.20 l’intégralité des frais réels propres à l’employeur qui sont remboursés sur la base de pièces justificatives et/ou d’ « expense reports ».

Cette obligation existe déjà pour les indemnités forfaitaires en remboursement de frais propres à l’employeur, mais sous une forme très simplifiée, puisqu’il suffit de reprendre la mention « oui » sur la fiche lorsque les indemnités sont calculées selon des normes sérieuses. Ces indemnités sont généralement versées via le payroll et l’établissement des fiches fiscales est donc relativement aisé.

La nouvelle obligation concernera des montants réels qui ne sont généralement pas remboursés via le payroll mais qui sont directement payés au destinataire et comptabilisés après vérification. La mention exacte de ces montants sur les fiches impliquera en pratique de nombreuses recherches manuelles dans les systèmes comptables (par exemple des frais de sandwichs avancés par un membre du personnel en raison de la prolongation imprévue d’une réunion de travail avec des clients et qui lui sont ensuite remboursés).

Selon l’exposé des motifs, cette nouvelle obligation est nécessaire à des fins de contrôle :

« Dans le cadre du contexte actuel dans lequel le télétravail et le remboursement des frais propres à l’employeur qui y sont liés deviennent de plus en plus importants, une base légale est en effet nécessaire pour la communication à l’administration fiscale des indemnités pour ces frais. Une obligation de fiche plus large contribue également au contrôle à propos d’un éventuel double emploi des indemnités forfaitaires et des remboursements sur base de pièces justificatives remboursées par l’employeur. »

La sanction en cas de non-conformité sera toutefois différente que pour les autres frais de personnel. Les montants resteront déductibles fiscalement mais une amende administrative sera imposée.

FEB – Pour la FEB, cette nouvelle obligation ne se justifie pas dans le cadre des fiches fiscales dont la finalité est simplement de permettre de remplir correctement les déclarations fiscales. S’agissant ici d’une donnée requise à des seules fins de contrôle (et de facilitation du travail de l’administration), il aurait été opportun d’organiser cette nouvelle charge administrative d’une tout autre manière. La FEB constate également l’inflation des données destinées à des contrôles fiscaux qui sont demandées « ex ante » aux entreprises, ce qui aboutit à faire inutilement supporter par toutes les entreprises toutes les charges administratives d’un éventuel contrôle fiscal.

Our partners

Business Issues

An optimum business environment is vital for a sound economy and sustainable growth. FEB aims to help create and maintain such an environment by, among other things, closely monitoring all issues of direct relevance to businesses. Here, grouped into 17 themes, are the issues on which FEB focuses most of its attention and action.


Subscribe to newsletter

Subscribe now and receive every week the latest articles directly in your mailbox