Les entrepreneurs sont le moteur de notre économie… Créer de la valeur économique constitue le cœur de leur activité. C’est donc à cela qu’ils doivent consacrer toute leur énergie. Leur temps se voit souvent limité par une série de démarches administratives longues et énergivores.

Il faut donc les soulager un maximum dans ces formalités. C’est exactement ce que vise le nouveau Code des sociétés et des associations, en vigueur depuis le 1er mai 2019 (pour les nouvelles sociétés ou associations et, depuis le 1er janvier 2020, pour les sociétés ou associations existantes). Flexibilisation, modernisation et simplification sont en effet les maîtres mots de ce nouveau code qui a modifié profondément les règles de création et de vie de toutes les formes d’entreprise.

Accélérée par la nécessité de poursuivre toute activité à distance dans le contexte sanitaire, la digitalisation de la constitution d’une société s’ajoute aujourd’hui aux opportunités nouvelles qu’offrait déjà depuis peu le nouveau code.

Cette avancée ‘digitale’ est le fruit d’un projet de loi, approuvé par le Conseil des ministres et modifiant le Code des sociétés et des associations ainsi que la loi du 16 mars 1803 (Loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat). Ce projet transpose une directive européenne relative à l'utilisation d’outils et de processus numériques dans le cadre du droit des sociétés.

Et en pratique ?

Concrètement, tous les actes de constitution de personnes morales qui sont reçus dans la forme authentique peuvent à présent être reçus par voie électronique, par le biais d'une vidéoconférence avec le notaire. Pour le reste, rien ne change : la présence du notaire reste requise et les exigences – telles que prévues par le Code des sociétés et des associations – restent inchangées. Il est également essentiel de préciser que cette façon de procéder n’engendre aucun coût supplémentaire pour les entrepreneurs.

Notons toutefois qu’il n’est pas possible de passer un acte sous forme dématérialisée lorsque la constitution d’une personne morale implique un apport en nature. Le notaire peut aussi exiger la présence physique d'une partie si l’on peut soupçonner une falsification d'identité, ou lorsque cela s’avère nécessaire pour contrôler le respect des règles relatives à la capacité juridique de la partie ou à son pouvoir de représentation de la personne morale pour le compte de laquelle elle agit. Cette nouvelle loi introduit également une ‘base de données des mandats’ statutaires qui, à l’inverse du registre des personnes morales de la Banque-Carrefour des Entreprises, mentionne les pouvoirs de représentation des administrateurs. Cette base de données devrait faciliter la consultation de ces informations importantes et leur traitement structuré permettra un échange fluide entre différents registres et bases de données.

Grâce à cette avancée digitale, permise à la fois par ce projet de loi et les investissements de Fednot, les entrepreneurs peuvent donc aujourd’hui procéder plus facilement à la constitution d'une société. Mais ‘plus simplement’ ne signifie pas ‘plus superficiellement’. Sans avoir à se déplacer, les entrepreneurs continuent néanmoins de bénéficier des conseils du notaire et ont la certitude que l’acte de constitution fait force de loi.